O CRM do Bitrix24 (Alaio) não é uma lista de cards, e sim uma rede de vínculos: o negócio aponta para o contato e a empresa, a tarefa — para um elemento do CRM, as vendas recorrentes se ligam ao mesmo cliente. Enquanto os vínculos são preenchidos à mão, a rede se rompe: negócios sem contato, tarefas sem vínculo, dados do cliente divergindo entre os cards. Vamos ver como os vínculos funcionam nativamente e como lê-los, gravá-los e usá-los nos processos de negócios.

Como os vínculos funcionam: contato, empresa, negócio

O esquema básico é este: um negócio pode ter vários contatos, mas uma só empresa; um contato pode pertencer a várias empresas; a empresa e o contato podem ter quantos negócios forem. O vínculo é bidirecional: vinculou o contato ao negócio — o negócio aparece no card do contato, na aba «Negócios». É sobre essa rede que se sustenta todo o histórico do cliente: a linha do tempo da empresa reúne os eventos dos negócios dela, e uma venda recorrente é simplesmente um novo negócio no contato existente. Regra de higiene: um negócio sem contato ou empresa é órfão — não vai aparecer nem no filtro por cliente, nem na verificação de negócios duplicados.

Dá para vincular um negócio a outro negócio?

Um vínculo nativo direto «negócio — negócio» não existe: dois negócios só se avizinham por meio de um contato ou de uma empresa em comum. Quando é preciso um vínculo explícito — uma venda adicional ao contrato principal, uma reclamação sobre um fornecimento antigo — crie no negócio um campo personalizado do tipo «Vínculo com elementos do CRM»: nele se escolhe um negócio específico, e no card aparece um link clicável. A automação também sabe preencher esse campo: o robô «Encontrar negócio por condição» busca um negócio por filtro — por exemplo, o último negócio ganho da mesma empresa — e retorna o ID dele, que no passo seguinte é gravado no campo de vínculo. Assim o negócio «recorrente» encontra sozinho o negócio-pai.

Tarefa e CRM: como vincular uma tarefa a um negócio

A tarefa tem o campo «Elementos do CRM» — uma tarefa vinculada aparece no card do negócio, e o tempo trabalhado nela entra nos relatórios do cliente. O problema é que o campo é preenchido manualmente, e metade das tarefas fica sem vínculo. Nos processos de negócios isso é resolvido por dois robôs: «Vínculo da tarefa atual com o CRM» — para processos iniciados na própria tarefa (vincula-a a um contato, empresa, negócio ou lead), e «Vínculo da tarefa com o CRM (por ID)» — a partir de qualquer contexto, pelo ID da tarefa. O modo «Substituir» remove os vínculos anteriores do mesmo tipo e grava o novo — útil quando a tarefa mudou para outro negócio. Quais campos da tarefa os robôs tocam e como lê-los nos processos está no artigo sobre os campos nas tarefas.

Vínculos nos processos de negócios: ler e gravar campos dos cards vizinhos

O designer nativo de processos enxerga apenas os campos do «seu» documento: um processo no negócio não lê um campo da empresa nem grava um valor no contato. Essa lacuna é fechada por um par de robôs. O «Obter valor de campo de uma entidade relacionada» lê qualquer campo de um negócio, contato, empresa ou lead pelo ID — o processo no negócio pega o ID da empresa do próprio campo e puxa, digamos, o segmento ou as condições de pagamento. O «Gravar valor em campo de uma entidade relacionada» faz o inverso: o processo no negócio marca no contato o atributo «Cliente» depois do primeiro pagamento. Os códigos dos campos para as duas operações seguem as regras do detalhamento sobre os IDs dos campos. Juntos, esses dois robôs transformam cards isolados em um fluxo contínuo de dados: uma alteração em uma entidade é propagada pelo processo a todas as relacionadas.

Passagem de cliente: troca de responsável pelos vínculos

Um gerente saiu da empresa ou o cliente foi passado para outro departamento — trocar o responsável só na empresa é pouco: os negócios e os contatos dela continuam com o funcionário anterior. O robô «Alterar responsável nos relacionados» é executado em uma empresa, contato ou negócio e troca o responsável nas entidades relacionadas: em todos os negócios da empresa, nos contatos dela — à escolha. Um único processo «Passar o cliente» no card da empresa resolve a passagem por inteiro; para transferir em massa toda a base de um funcionário desligado, o processo é disparado por execução em massa na lista das empresas dele.

Perguntas frequentes

Quantos contatos podem ser vinculados a um negócio? Não há limite; o primeiro da lista é considerado o principal — é o telefone dele que os modelos e os robôs que trabalham «com o contato do negócio» utilizam. Os vínculos são transferidos na conversão do lead? Sim: o contato, a empresa e o negócio criados a partir do lead são vinculados entre si automaticamente, e o lead permanece no arquivo com links para eles. Como encontrar todos os negócios de um cliente dentro do processo? O robô «Encontrar negócio por condição» com filtro pelo ID da empresa retorna a lista dos IDs dos negócios encontrados e a quantidade — a partir da lista se constrói uma condição ou um ciclo.

Conclusão

Os vínculos são o esqueleto do CRM: contato e empresa em cada negócio, vínculo em cada tarefa, campos de referência explícitos onde os negócios dependem uns dos outros. Ler e gravar dados pelos vínculos nos processos não é possível nativamente — isso é resolvido pelos robôs do catálogo da Roboteka, gratuitos para instalar pelo Bitrix24 Market. Se não houver o cenário de que você precisa — descreva a tarefa e criamos o robô.