Przy pięciu dokumentach miesięcznie nikt niczego nie automatyzuje: otwórz kartę, kliknij „Utwórz dokument", pobierz, wyślij. Przy pięćdziesięciu obraz się zmienia — faktura wychodzi z zeszłorocznym numerem, w umowie zieje puste miejsce zamiast numeru konta, a pytanie „która faktura dotyczyła tego deala?" kosztuje minutę szukania. Oto jak ustawić generowanie w Bitrix24 (Alaio) na sztywnych torach: skąd bierze się numer, kto naciska przycisk zamiast handlowca i gdzie ląduje gotowy plik.

Gdzie leżą dokumenty deala?

Dokumenty mają własną zakładkę w karcie, obok aktywności i produktów. Tam też jest przycisk tworzenia: wybierasz szablon, platforma wstawia dane deala, dane obu stron i wiersze produktów, a w zamian daje docx i pdf. Same szablony leżą w ustawieniach CRM — tam się je wgrywa, edytuje i przypisuje do sekcji: jedne są dostępne w fakturach, inne w dealach czy ofertach. Jak zbudowany jest sam szablon — pola scalania, modyfikatory, część tabelaryczna — opisuje artykuł o szablonach dokumentów; tutaj mowa o tym, co dzieje się wokół generowania.

Jak działa numeracja dokumentów?

Numer pochodzi z numeratora: zestawu reguł, według których platforma skleja ciąg znaków. Konfiguruje się go w CRM: Więcej → Ustawienia → Ustawienia CRM → Numerator, albo wprost w formularzu szablonu dokumentu. Osobne numeratory można ustawić dla dokumentów, faktur i ofert; leady i deale mają numerację standardową, której się nie zmienia.

Numer składa się z klocków: prefiksu (INV, DOC), bieżącego dnia, miesiąca lub roku, numeru kolejnego, losowej kombinacji, ID elementu albo ID Twojej firmy. Dla numeru kolejnego ustawia się wartość początkową, krok, długość i znak wypełniający — tak z „42" robi się „0042". Najważniejszy jest okres: ciągły albo z resetem w obrębie dnia, miesiąca lub roku. Przy okresie rocznym licznik wraca do jedynki 1 stycznia i „INV-2027-0001" powstaje samo. Osobny przełącznik decyduje, czy numeracja jest wspólna dla wszystkich Twoich firm, czy każda ma własną.

Jeśli numer ma być nie tylko w pliku, ale i w karcie — do filtrów, wyszukiwania albo przekazania do innego systemu — zapisz go w polu deala robotem Zmień deala po ID. Czytelny numer z już posiadanych wartości złoży też pole Szablon pól: wzór w rodzaju INV-{ID}-{ROK} liczy się wprost w karcie, bez żadnego procesu.

Jak wygenerować dokument automatycznie na etapie?

W grupie reguł „Dokumenty" jest standardowa reguła „Utwórz dokument": deal wchodzi na etap, dokument tworzy się sam. W ustawieniach wybiera się szablon, firmę i jej dane, wartości pól dokumentu, a do tego opcje „poczekaj na konwersję do PDF" (potrzebna, gdy kolejna reguła pracuje na linku do pdf), „z podpisem i pieczęcią" oraz „utwórz link publiczny".

Etap nie jest jedynym sensownym wyzwalaczem. Umowę najlepiej przygotować w chwili, gdy wszystkie wymagane pola są wypełnione, a nie wtedy, gdy ktoś sobie o niej przypomni; fakturę — po akceptacji. Rozgałęzienie buduje warunek jeśli–to, a samą ścieżkę akceptacji opisuje akceptacja faktur. Szerszy obraz tego, co i kiedy się uruchamia, znajdziesz w przewodniku po robotach w Bitrix24.

Jak nie wygenerować dokumentu z pustymi polami?

Szablon nie dyskutuje: nie ma numeru konta — w umowie zostanie puste miejsce, i to ono pojedzie do klienta. Postaw przed generowaniem kontrolę. Robot Pole nie jest puste zwraca Y/N dla dowolnego pola karty — kwota, termin, osoba podpisująca — a kilka kontroli składa się w jeden warunek. Wszystko jest: dokument powstaje. Czegoś brakuje: proces zakłada zadanie odpowiedzialnemu i zatrzymuje się. Ta jedna kontrola oszczędza więcej czasu niż jakikolwiek szablon, bo poprawianie podpisanej umowy kosztuje więcej niż godzina zwłoki.

Jak przygotować wartości przed generowaniem?

Części wartości szablon nie policzy; trzeba je przygotować wcześniej i zapisać w polach. Formatuj datę doprowadza datę do potrzebnej postaci: {D} daje „2 września 2026", {d.m.Y} daje „02.09.2026". Formatuj liczbę porządkuje separatory tysięcy i miejsca po przecinku, żeby na fakturze stało „1 250 000,00", a nie „1250000". Każdy wynik trafia do pola deala, a stamtąd do szablonu jak każde inne pole — dzięki czemu ta sama wartość pojawia się też w filtrach i eksportach, nie tylko w pliku.

Co zrobić z gotowym plikiem?

Plik jest w karcie, ale procesowi zwykle to nie wystarcza. Link do pliku z karty wyciąga bezpośredni link do pobrania z pola plikowego — gotowy do wysłania mailem albo przekazania do innego systemu. Publiczny link do pliku Dysku tworzy link, który klient otworzy bez żadnego dostępu do portalu. Liczba plików w polu sprawdza kompletność: mniej niż dwa pliki w polu oznacza niepełny komplet, a proces przypomina o tym księgowości. Podpisany skan wracający z zewnętrznego serwisu wkłada z powrotem do karty robot Pobierz plik z URL i załącz. Jak w ogóle działają pola plikowe, opisuje artykuł o polu „Plik".

Co dalej

Zacznij od numeru: ustaw numerator z rocznym resetem i zapisuj numer w polu deala — to samo w sobie zamyka połowę pytań „która to była faktura?". Potem dodaj kontrolę przed generowaniem i dopiero na końcu powieś regułę na etapie. Uzupełnienie dealów, które już masz, to zadanie dla masowego uruchomienia procesów, a zebranie dokumentów w tabelę dla księgowości opisuje eksport danych CRM. Pozostałe klocki leżą w katalogu robotów i katalogu pól. Brakuje tego jednego — opisz zadanie: brakujące aktywności budujemy za darmo i wypuszczamy do wspólnej biblioteki.