Con cinco documentos al mes nadie automatiza nada: abrir la ficha, pulsar «Crear documento», descargar, enviar. Con cincuenta el panorama cambia — una factura sale con el número del año pasado, en el contrato queda un hueco donde debería ir la cuenta bancaria, y «¿qué factura correspondía a este negocio?» cuesta un minuto de búsqueda. Así se pone la generación sobre raíles en Bitrix24 (Alaio): de dónde sale el número, quién pulsa el botón en lugar del comercial y dónde acaba el archivo.

¿Dónde están los documentos de un negocio?

Los documentos tienen su propia pestaña dentro de la ficha, junto a actividades y productos. Ahí mismo está el botón de crear: eliges una plantilla, la plataforma inserta los datos del negocio, los datos de ambas partes y las líneas de producto, y devuelve un docx y un pdf. Las plantillas viven en los ajustes de CRM — allí se suben, se editan y se vinculan a secciones: unas quedan disponibles en facturas, otras en negocios o presupuestos. Cómo se construye una plantilla — campos de combinación, modificadores, parte tabular — se explica en plantillas de documentos; este artículo trata de todo lo que ocurre alrededor de la generación.

¿Cómo funciona la numeración de documentos?

El número lo emite un numerador: un conjunto de reglas con el que la plataforma monta la cadena. Se configura en CRM: Más → Ajustes → Ajustes de CRM → Numerador, o directamente en el formulario de la plantilla. Se pueden definir numeradores separados para documentos, facturas y presupuestos; los leads y los negocios usan una numeración estándar que no se cambia.

El número se arma con piezas: un prefijo (INV, DOC), el día, mes o año actual, un número secuencial, una combinación aleatoria, el ID del elemento o el ID de tu empresa. Para la parte secuencial se fijan valor inicial, paso, longitud y carácter de relleno — así «42» se convierte en «0042». Lo que más importa es el periodo: continuo, o con reinicio dentro del día, del mes o del año. Con periodo anual el contador vuelve a uno el 1 de enero y «INV-2027-0001» sale solo. Que la numeración sea común a todas tus empresas o empiece de nuevo en cada una es un interruptor aparte.

Si el número hace falta también en la ficha y no solo en el archivo — para filtros, búsquedas o para pasarlo a otro sistema —, escríbelo en un campo del negocio con Modificar negocio por ID. Un número legible a partir de valores que ya tienes también lo compone el campo Plantilla de campos: un patrón como INV-{ID}-{AÑO} se calcula en la propia ficha, sin proceso alguno.

¿Cómo generar un documento automáticamente en una etapa?

En el grupo de reglas «Documentos» está la regla estándar «Crear documento»: el negocio llega a una etapa y el documento se construye solo. En sus ajustes se eligen la plantilla, la empresa y sus datos, los valores de los campos del documento, además de las opciones «esperar a la conversión a PDF» (necesaria si una regla posterior trabaja con el enlace al pdf), «con firma y sello» y «crear enlace público».

La etapa no es el único disparador razonable. Un contrato conviene prepararlo en el momento en que todos los campos obligatorios están completos, no cuando alguien se acuerda; una factura, tras la aprobación. La bifurcación se monta con una condición si–entonces, y la ruta de aprobación se detalla en aprobación de facturas. El panorama completo de qué se dispara y cuándo está en la guía de robots en Bitrix24.

¿Cómo evitar generar un documento con campos vacíos?

Una plantilla no discute: si no hay cuenta bancaria, en el contrato queda un hueco, y ese hueco viaja al cliente. Pon una comprobación antes de generar. El robot Campo no vacío devuelve Y/N para cualquier campo de la ficha — importe, plazo, firmante — y varias comprobaciones se agrupan en una sola condición. Está todo: el documento se genera. Falta algo: el proceso crea una tarea al responsable y se detiene. Esa única comprobación ahorra más tiempo que cualquier plantilla, porque rehacer un contrato firmado cuesta más que una hora de retraso.

¿Cómo preparar los valores antes de generar?

Hay valores que la plantilla no puede producir; hay que calcularlos antes y guardarlos en campos. Formatear fecha deja la fecha con la forma que necesita el documento: {D} da «2 de septiembre de 2026», {d.m.Y} da «02.09.2026». Formatear número ordena separadores de miles y decimales para que en la factura aparezca «1.250.000,00» y no «1250000». Cada resultado se escribe en un campo del negocio y de ahí pasa a la plantilla como cualquier otro campo — lo que además hace que el mismo valor aparezca en filtros y exportaciones, no solo dentro del archivo.

¿Qué hacer con el archivo generado?

El archivo está en la ficha, pero el proceso suele necesitar más. Enlace al archivo de la ficha extrae el enlace directo de descarga de un campo de archivo, listo para enviarlo por correo o pasarlo a otro sistema. Enlace público a un archivo de Drive genera un enlace que el cliente abre sin acceso alguno al portal. Número de archivos en un campo comprueba que el conjunto está completo: menos de dos archivos en el campo significa paquete incompleto, y el proceso se lo recuerda a administración. Y el escaneo firmado que vuelve de un servicio externo lo deja en la ficha el robot Descargar archivo por URL y adjuntar. Cómo se comportan los campos de archivo se explica en el campo «Archivo».

Qué sigue

Empieza por el número: configura un numerador con reinicio anual y escribe el número en un campo del negocio — eso solo ya responde a la mitad de los «¿qué factura era esa?». Después añade la comprobación previa a la generación y solo entonces cuelga una regla de la etapa. Rellenar los negocios que ya tienes es tarea del lanzamiento masivo de procesos, y llevar los documentos a una tabla para administración se explica en exportar datos de CRM. Las piezas restantes están en el catálogo de robots y el catálogo de campos. Si falta la que necesitas, describe la tarea: construimos las actividades que faltan gratis y las publicamos en la biblioteca común.