Com cinco documentos por mês ninguém automatiza nada: abrir o card, clicar em «Criar documento», baixar, enviar. Com cinquenta o cenário muda — uma fatura sai com o número do ano passado, no contrato fica um espaço em branco onde deveria estar a conta bancária, e «qual fatura era deste negócio?» custa um minuto de garimpo. Veja como colocar a geração nos trilhos no Bitrix24 (Alaio): de onde vem o número, quem aperta o botão no lugar do vendedor e onde o arquivo pronto vai parar.
Onde ficam os documentos de um negócio?
Os documentos têm uma aba própria dentro do card, ao lado de atividades e produtos. O botão de criar está ali mesmo: você escolhe um modelo, a plataforma insere os dados do negócio, os dados das duas partes e as linhas de produtos, e devolve um docx e um pdf. Os modelos ficam nas configurações do CRM — é lá que são enviados, editados e vinculados às seções: uns aparecem em faturas, outros em negócios ou propostas. Como o modelo é montado — campos de mesclagem, modificadores, parte tabular — está em modelos de documentos; este artigo trata do que acontece em volta da geração.
Como funciona a numeração de documentos?
O número vem de um numerador: um conjunto de regras com que a plataforma monta a string. Ele é configurado no CRM em Mais → Configurações → Configurações do CRM → Numerador, ou direto no formulário do modelo. Dá para definir numeradores separados para documentos, faturas e propostas; leads e negócios usam uma numeração padrão que não se altera.
O número é montado com peças: um prefixo (INV, DOC), o dia, mês ou ano atual, um número sequencial, uma combinação aleatória, o ID do registro ou o ID da sua empresa. Para a parte sequencial define-se valor inicial, passo, comprimento e caractere de preenchimento — é assim que «42» vira «0042». O ajuste que mais importa é o período: contínuo ou com reinício dentro do dia, do mês ou do ano. No período anual o contador volta a um em 1º de janeiro e «INV-2027-0001» acontece sozinho. Se a numeração é comum a todas as suas empresas ou recomeça em cada uma é outra chave à parte.
Se o número também precisa existir no card, e não só no arquivo — para filtros, busca ou entrega a outro sistema —, grave-o em um campo do negócio com Alterar negócio por ID. Um número legível a partir de valores que você já tem também é montado pelo campo Modelo de campos: um padrão como INV-{ID}-{ANO} é calculado no próprio card, sem processo nenhum.
Como gerar um documento automaticamente em um estágio?
No grupo de regras «Documentos» existe a regra padrão «Criar documento»: o negócio chega ao estágio e o documento se monta sozinho. Nas configurações escolhem-se o modelo, a empresa e seus dados, os valores dos campos do documento, além das opções «aguardar a conversão em PDF» (necessária quando uma regra seguinte trabalha com o link do pdf), «com assinatura e carimbo» e «criar link público».
O estágio não é o único gatilho sensato. Um contrato é melhor preparado no momento em que todos os campos obrigatórios estão preenchidos, e não quando alguém lembra; uma fatura, depois da aprovação. A ramificação é montada com uma condição se–então, e a rota de aprovação está em aprovação de faturas. O quadro maior de o que dispara quando está no guia de robôs no Bitrix24.
Como não gerar um documento com campos vazios?
O modelo não discute: sem conta bancária, o contrato fica com um espaço em branco — e é ele que chega ao cliente. Coloque uma checagem antes da geração. O robô Campo não vazio devolve Y/N para qualquer campo do card — valor, prazo, signatário — e várias checagens se juntam em uma condição só. Está tudo lá: o documento é gerado. Falta algo: o processo cria uma tarefa para o responsável e para. Essa única checagem economiza mais tempo que qualquer modelo, porque refazer um contrato assinado custa mais do que uma hora de atraso.
Como preparar os valores antes da geração?
Alguns valores o modelo não consegue produzir; é preciso calculá-los antes e guardá-los em campos. Formatar data deixa a data no formato que o documento pede: {D} dá «2 de setembro de 2026», {d.m.Y} dá «02.09.2026». Formatar número organiza separadores de milhar e casas decimais para que a fatura mostre «1.250.000,00» e não «1250000». Cada resultado é gravado em um campo do negócio e de lá entra no modelo como qualquer outro campo — o que faz o mesmo valor aparecer também em filtros e exportações, não apenas dentro do arquivo.
O que fazer com o arquivo gerado?
O arquivo está no card, mas o processo costuma precisar de mais. Link do arquivo do card tira o link direto de download de um campo de arquivo, pronto para ir por e-mail ou para outro sistema. Link público para um arquivo do Drive gera um link que o cliente abre sem nenhum acesso ao portal. Quantidade de arquivos em um campo confere se o conjunto está completo: menos de dois arquivos no campo significa pacote incompleto, e o processo lembra o financeiro. E o documento assinado que volta de um serviço externo é devolvido ao card pelo robô Baixar arquivo por URL e anexar. Como os campos de arquivo funcionam está em o campo «Arquivo».
O que vem depois
Comece pelo número: configure um numerador com reinício anual e grave o número em um campo do negócio — só isso já responde metade dos «qual fatura era aquela?». Depois acrescente a checagem antes da geração e só então pendure uma regra no estágio. Preencher os negócios que você já tem é trabalho para o lançamento em massa de processos, e levar os documentos para uma planilha do financeiro está em exportar dados do CRM. As demais peças estão no catálogo de robôs e no catálogo de campos. Se a que você precisa não existe, descreva a tarefa: construímos as atividades que faltam de graça e publicamos na biblioteca comum.