Bei fünf Dokumenten im Monat automatisiert niemand etwas: Karte öffnen, „Dokument erstellen" klicken, herunterladen, versenden. Bei fünfzig sieht es anders aus — eine Rechnung geht mit der Nummer aus dem Vorjahr raus, im Vertrag klafft eine Lücke, wo die Bankverbindung stehen sollte, und „welche Rechnung gehörte zu diesem Auftrag?" kostet eine Minute Suchen. So bringen Sie die Erzeugung in Bitrix24 (Alaio) in geordnete Bahnen: woher die Nummer kommt, wer statt des Vertrieblers auf den Knopf drückt und wo die fertige Datei landet.

Wo liegen die Dokumente eines Auftrags?

Dokumente haben eine eigene Registerkarte in der Karte, direkt neben Aktivitäten und Produkten. Dort steht auch die Schaltfläche zum Erstellen: Vorlage wählen, die Plattform trägt Auftragsdaten, die Angaben beider Seiten und die Produktzeilen ein und liefert eine docx- und eine pdf-Datei. Die Vorlagen selbst liegen in den CRM-Einstellungen — dort werden sie hochgeladen, bearbeitet und Bereichen zugeordnet: manche stehen in Rechnungen zur Verfügung, andere in Aufträgen oder Angeboten. Wie eine Vorlage aufgebaut ist — Platzhalter, Modifikatoren, Tabellenteil — steht in Dokumentvorlagen; hier geht es um alles, was rund um die Erzeugung passiert.

Wie funktioniert die Dokumentnummerierung?

Die Nummer stammt aus einer Nummerierungsvorlage: einem Regelsatz, nach dem die Plattform die Zeichenkette zusammensetzt. Konfiguriert wird sie im CRM unter Mehr → Einstellungen → CRM-Einstellungen → Nummerierung oder direkt im Formular der Dokumentvorlage. Für Dokumente, Rechnungen und Angebote lassen sich getrennte Nummerierungen anlegen; Leads und Aufträge nutzen eine feste Standardnummerierung.

Die Nummer entsteht aus Bausteinen: einem Präfix (INV, DOC), dem aktuellen Tag, Monat oder Jahr, einer fortlaufenden Nummer, einer Zufallskombination, der ID des Elements oder der ID Ihres Unternehmens. Für den fortlaufenden Teil legen Sie Startwert, Schrittweite, Länge und Füllzeichen fest — so wird aus „42" die „0042". Am wichtigsten ist der Zeitraum: durchgehend oder Rücksetzung innerhalb eines Tages, Monats oder Jahres. Bei jährlichem Zeitraum springt der Zähler am 1. Januar zurück auf eins, und „INV-2027-0001" entsteht von allein. Ob die Nummerierung über alle Ihre Unternehmen läuft oder je Unternehmen neu beginnt, ist ein eigener Schalter.

Wenn die Nummer nicht nur in der Datei, sondern auch in der Karte gebraucht wird — für Filter, Suche oder die Übergabe an ein anderes System —, schreiben Sie sie mit Auftrag per ID ändern in ein Auftragsfeld. Eine lesbare Nummer aus bereits vorhandenen Werten setzt auch das Feld Feld-Vorlage zusammen: ein Muster wie INV-{ID}-{JAHR} wird direkt in der Karte berechnet, ganz ohne Prozess.

Wie erzeugt man ein Dokument automatisch auf einer Phase?

In der Regelgruppe „Dokumente" gibt es die Standardregel „Dokument erstellen": Der Auftrag erreicht eine Phase, das Dokument baut sich selbst. In den Einstellungen wählen Sie Vorlage, Unternehmen und dessen Angaben sowie die Werte der Dokumentfelder; dazu kommen die Optionen „auf die PDF-Konvertierung warten" (nötig, wenn eine spätere Regel mit dem pdf-Link arbeitet), „mit Unterschrift und Stempel" und „öffentlichen Link erstellen".

Die Phase ist nicht der einzige sinnvolle Auslöser. Ein Vertrag entsteht am besten in dem Moment, in dem alle Pflichtfelder gefüllt sind, und nicht dann, wenn jemand daran denkt; eine Rechnung nach der Freigabe. Die Verzweigung baut eine Wenn-Dann-Bedingung, den Freigabeweg beschreibt Rechnungsfreigabe. Das große Bild, was wann läuft, steht im Leitfaden zu Robotern in Bitrix24.

Wie verhindert man Dokumente mit leeren Feldern?

Eine Vorlage widerspricht nicht: fehlt die Bankverbindung, bleibt im Vertrag eine Lücke — und die geht an den Kunden. Setzen Sie eine Prüfung davor. Der Roboter Feld ist nicht leer liefert Y/N für jedes Feld der Karte — Betrag, Frist, Unterzeichner —, und mehrere Prüfungen lassen sich zu einer Bedingung bündeln. Alles vorhanden: Das Dokument wird erzeugt. Etwas fehlt: Der Prozess legt dem Verantwortlichen eine Aufgabe an und stoppt. Diese eine Prüfung spart mehr Zeit als jede Vorlage, denn einen unterschriebenen Vertrag neu auszustellen kostet mehr als eine Stunde Verzögerung.

Wie bereitet man Werte vor der Erzeugung auf?

Manche Werte kann eine Vorlage nicht liefern; sie müssen vorher berechnet und in Feldern abgelegt werden. Datum formatieren bringt das Datum in die benötigte Form: {D} ergibt „2. September 2026", {d.m.Y} ergibt „02.09.2026". Zahl formatieren sortiert Tausendertrennzeichen und Nachkommastellen, damit in der Rechnung „1.250.000,00" steht und nicht „1250000". Jedes Ergebnis wird in ein Auftragsfeld geschrieben und dann wie jedes andere Feld in die Vorlage übernommen — womit derselbe Wert auch in Filtern und Exporten auftaucht, nicht nur in der Datei.

Was passiert mit der fertigen Datei?

Die Datei liegt in der Karte, aber ein Prozess braucht meist mehr. Datei-Link aus der Karte abrufen holt den direkten Download-Link aus einem Dateifeld — bereit für den Mailversand oder die Übergabe an ein anderes System. Öffentlicher Link zu einer Drive-Datei erzeugt einen Link, den ein Kunde ganz ohne Portalzugang öffnet. Anzahl der Dateien in einem Feld prüft die Vollständigkeit: weniger als zwei Dateien im Feld heißt, der Satz ist unvollständig, und der Prozess erinnert die Buchhaltung. Einen unterschriebenen Scan, der aus einem externen Dienst zurückkommt, legt Datei per URL herunterladen und anhängen in die Karte. Wie Dateifelder überhaupt funktionieren, steht in das Feld „Datei".

Wie geht es weiter?

Fangen Sie mit der Nummer an: eine Nummerierung mit jährlicher Rücksetzung einrichten und die Nummer in ein Auftragsfeld schreiben — allein das beantwortet die Hälfte aller „welche Rechnung war das?"-Fragen. Dann die Prüfung vor der Erzeugung ergänzen und erst danach eine Regel an die Phase hängen. Für die bereits vorhandenen Aufträge ist der Massenstart von Geschäftsprozessen zuständig, und Dokumente für die Buchhaltung in eine Tabelle zu bringen, beschreibt CRM-Daten exportieren. Die übrigen Bausteine liegen im Roboter-Katalog und im Feld-Katalog. Fehlt der passende, beschreiben Sie die Aufgabe: Wir bauen fehlende Aktivitäten kostenlos und stellen sie in die gemeinsame Bibliothek.