Integracja, która przez dwa lata czytała komentarze do zadań, nagle zwraca pustą listę. Żadnego błędu, żadnego ostrzeżenia w interfejsie, żadnego zepsutego ekranu — po prostu nic w miejscu, gdzie była dyskusja. Raport liczący odpowiedzi osoby odpowiedzialnej po cichu pokazuje zera, a wszyscy zakładają, że dane są w porządku, bo sama karta zadania nadal wyświetla rozmowę.

Dlaczego metody komentarzy nic nie zwracają

Komentarze do zadań w Bitrix24 (Alaio) nie zniknęły. Przeniosły się. Nowa karta zadania zastąpiła strumień komentarzy czatem, a stara rodzina REST do czytania i zapisywania komentarzy — task.commentitem.get, task.commentitem.getlist, task.commentitem.add oraz starsze task.comment.add — została zamrożona na wersji 25.700.0 modułu zadań. Na portalu z nową kartą nie zgłaszają błędu; odpowiadają tak, jakby zadanie w ogóle nie miało komentarzy.

Ta cisza jest całym problemem. Metodę, która zwraca błąd, zauważa się w jeden dzień. Metodę, która zwraca pustą tablicę, zauważa się kwartał później — gdy ktoś pyta, dlaczego reguła eskalacji nigdy się nie uruchomiła.

Gdzie dziś mieszka dyskusja zadania

Dyskusja zadania to zwykły czat portalu. Ma identyfikator czatu, historię wiadomości i załączniki, a czyta się ją metodami komunikatora, nie metodami zadań. Karta zadania nigdzie nie pokazuje tego identyfikatora — dlatego migracja podcina nogi: znasz ID zadania i potrzebujesz ID czatu, do którego nie ma oczywistej drogi.

Oznacza to też, że komentarze zadań i komentarze CRM to dwa niepowiązane magazyny. Deale, leady, kontakty, firmy, faktury i elementy inteligentnych procesów trzymają komentarze w osi czasu karty, a metody osi czasu w CRM nigdy nie zostały wycofane — działają tak samo jak wcześniej. Przepis napisany dla deala nie przekłada się na zadanie i odwrotnie. Traktowanie obu jako jednego to drugi najczęstszy sposób na utratę danych w tym miejscu.

Jak odczytać komentarz zadania z automatyzacji

Nie ma natywnej akcji automatyzacji, która czyta dyskusję — platforma komentarze zapisuje, ale nigdy ich nie oddaje. Dwa klocki z katalogu obsługują oba magazyny.

Dla zadania Ostatni komentarz zadania przyjmuje ID zadania i zwraca treść, ID i nazwę autora oraz datę. Jeden szczegół waży więcej, niż wygląda: czat zadania miesza wiadomości ludzi z systemowymi wpisami o zmianie statusu, terminu i osoby odpowiedzialnej. Bez filtra „ostatni komentarz” to prawie zawsze wpis maszyny. Klocek domyślnie odrzuca wpisy systemowe i zwraca to, co ostatnio naprawdę napisał człowiek. Osobno Wynik zadania zwraca wiadomość oznaczoną jako wynik pracy wraz z załączonymi plikami.

Dla karty CRM Pobierz komentarze elementu czyta oś czasu leada, deala, kontaktu, firmy, oferty, faktury lub elementu inteligentnego procesu. Wynik przychodzi naraz w czterech postaciach, bo dalsze kroki bywają różne: jeden ciąg z autorem i datą do pola albo e-maila, lista do przejścia pętlą, tablica JSON dla systemu zewnętrznego oraz ostatni komentarz w osobnych polach. Filtruje się po autorze, okresie i liczbie ostatnich wpisów; jeden przebieg przegląda do 1000 komentarzy i zwraca do 200.

Jak odpisać komentarzem

CRM ma natywną akcję automatyzacji, która dodaje komentarz do osi czasu, gdy element osiągnie etap — na notatkę służbową to wystarcza.

Zadania takiej akcji nie mają. Wiadomość na czat zadania pisze do dyskusji po ID zadania, opcjonalnie z ID plików z Dysku jako załącznikami. Uczestnicy czytają ją tam, gdzie i tak czytają wszystko, zamiast w strumieniu powiadomień, w którym powiadomienia z procesu biznesowego giną. Jeśli potrzebujesz samego identyfikatora czatu — dla zewnętrznej usługi albo kolejnego klocka — ID czatu zadania zwraca i liczbę, i gotowy identyfikator dialogu chatXXX.

Trzy rzeczy warte automatyzacji, gdy komentarze da się czytać

Eskalacja przy ciszy. Termin się zbliża: odczytaj ostatni komentarz, spójrz na jego datę. Świeża odpowiedź — cisza. Trzy dni nic — powiadomienie do przełożonego razem z tą ostatnią linijką, żeby od razu widział, na czym utknęło. Natywna automatyzacja zadań w ogóle tego nie potrafi.

Przeniesienie wyniku dalej. Zadanie się zamyka, jego wynik lub ostatni komentarz ląduje w polu deala i od tej chwili zachowuje się jak każde inne pole: filtry, eksport, warunki w procesie.

Zachowanie wątku przy scalaniu. Bolesny przypadek to duplikaty deali i historia uwięziona w porzuconej karcie. Skopiuj oś czasu do innego elementu przenosi aktywności i komentarze; aktywności można powiązać zamiast duplikować, więc jeden wpis widać w obu osiach czasu. Komentarze kopiują się z plikami i linijką autora w treści.

Jedno zastrzeżenie do zaplanowania: Bitrix24 nie udostępnia dla komentarzy daty zmiany, tylko datę utworzenia. Filtr „ostatni miesiąc” liczy przy komentarzach zawsze od utworzenia i żadne ustawienie tego nie zmieni.

Co dalej

Zacznij od eskalacji — jeden klocek, jeden warunek po dacie, jedno powiadomienie. To najtańsza automatyzacja tutaj i najbardziej widoczna, bo przełożeni przestają otwierać karty ręcznie. Potem przenieś wynik zadania do pola deala, a kopiowanie osi czasu dołóż, gdy następnym razem będziesz porządkować duplikaty. Sąsiednie klocki są w katalogu robotów. A jeśli brakuje tego, którego potrzebujesz, opisz zadanie: Roboteka buduje brakujące aktywności za darmo i wystawia je do wspólnej biblioteki — tak powstały oba czytniki komentarzy z tego artykułu.