Un prospecto en Bitrix24 (Alaio) es una solicitud sin procesar: un formulario enviado, una llamada, un correo, un mensaje en el chat. La función del prospecto es separar el flujo de contactos «en bruto» del trabajo real: el gestor verifica la solicitud y, o bien la convierte en una negociación con contacto, o bien la marca como de baja calidad. Mientras la gestión dependa de acciones manuales, los prospectos se pierden, se duplican y se quedan colgados sin responsable. Veamos la configuración de la sección y —lo que la ayuda oficial calla— la automatización de la gestión con procesos de negocio.

¿Prospectos o directamente negociaciones: qué modo del CRM elegir?

Por defecto, un CRM nuevo funciona en modo simple: no hay sección «Prospectos» y cada solicitud crea de inmediato una negociación con contacto. El modo clásico con prospectos se activa en CRM → Negociaciones → Configuración → Modo de trabajo del CRM. La referencia es sencilla: si las solicitudes son pocas y casi todas valen la pena, el modo simple ahorra clics; si el flujo es grande y sucio (publicidad, base fría, canales diversos), los prospectos hacen falta: de lo contrario, la basura se asentará directamente en las negociaciones y estropeará el embudo y los informes. Cambiar de modo en un portal en funcionamiento es una operación dolorosa: al desactivar los prospectos, los activos se convierten en masa, así que conviene tomar la decisión una sola vez, al principio.

Cómo configurar los prospectos: ficha, etapas, fuentes

Tres puntos de configuración. La ficha: el conjunto y el orden de los campos se editan directamente en la ficha del prospecto; quita lo sobrante, añade lo tuyo y fija los campos obligatorios en las etapas. Las etapas: CRM → Configuración → Estados y listas desplegables → Etapas, el camino del prospecto desde «Sin procesar» hasta la conversión o el descarte; las etapas deben ser pocas (3–5), son estados de gestión, no un embudo de ventas. Las fuentes: la misma sección — «Publicidad», «Sitio web», «Recomendación»; la fuente la rellenan automáticamente las integraciones (formularios, telefonía, correo) y a mano quien crea el prospecto manualmente. La disciplina en el campo «Fuente» es, más adelante, la única forma de saber qué canal trae clientes.

Interacciones repetidas: cómo no multiplicar prospectos del mismo cliente

Un cliente que ya está en la base vuelve a rellenar el formulario: qué ocurre lo decide la opción «Prospectos repetidos» (CRM → Configuración → Otros → Configuración de modos). El mecanismo nativo reconoce al cliente por la coincidencia del teléfono o del email y crea un prospecto repetido vinculado al contacto existente. El punto débil son los datos sucios: el mismo número escrito con y sin el prefijo internacional —«+34 600 123 456» y «600 123 456»— es, para el sistema, dos números distintos. Por eso el primer paso de la gestión debería ser la normalización: el robot «Formatear teléfono: prefijo personalizado» lleva el número a un formato único y «Desglosar nombre completo» convierte «juan garcía lópez» en campos ordenados. Sobre la higiene de la base, en detalle, en el artículo de la limpieza de datos en el CRM; sobre la búsqueda y fusión de los duplicados ya acumulados, en el análisis de los duplicados en Bitrix24.

El segundo nivel de protección es la comprobación en el proceso de negocio. El robot «Buscar prospecto por condición» busca prospectos con el mismo teléfono o email: si ya existe un prospecto activo, el proceso no crea uno nuevo, sino que avisa al responsable del existente; la interacción repetida llega al mismo gestor que ya atendía al cliente.

¿Cómo distribuir los prospectos entre los gestores?

De forma nativa, el responsable se asigna en la configuración de la fuente: el formulario CRM, la telefonía y los canales abiertos tienen su propia cola. Pero el «por turnos» no tiene en cuenta vacaciones, carga ni especialización. En un proceso de negocio la distribución es más flexible: el robot «Empleado aleatorio de una lista o departamento» elige un empleado activo al azar de un departamento o de una lista explícita, y sabe excluir al responsable actual; después, la acción estándar cambia el responsable por el elegido. Las condiciones del proceso añaden lógica: los prospectos caros, a los gestores sénior; los prospectos de una fuente determinada, al grupo especializado. El robot elige solo entre los empleados activos, así que los despedidos y los bloqueados no entran en el reparto.

Conversión: qué ocurre al pasar el prospecto a negociación

El botón «Crear sobre la base de» convierte el prospecto en negociación, contacto y empresa. Los campos estándar se trasladan automáticamente; los personalizados, por coincidencia: si el prospecto y la negociación tienen campos del mismo tipo y nombre, Bitrix24 propondrá vincularlos en la primera conversión. Es más fiable configurar la correspondencia de antemano: CRM → Configuración → Otros → Configuración de la conversión. Tras la conversión, el prospecto se cierra y queda en el archivo con enlaces a los elementos creados: el historial de mensajes y llamadas no se pierde, se ve en la línea de tiempo del contacto.

Automatización de prospectos: qué cubren los robots

El flujo de gestión típico se monta con cuatro pasos: normalizar los datos (teléfono, nombre completo, email) → comprobar si es una interacción repetida («Buscar prospecto por condición») → distribuir («Empleado aleatorio») → crear una tarea con la fecha límite del primer contacto. Un caso aparte es actualizar el prospecto desde un contexto ajeno: un proceso lanzado sobre una negociación o por programación modifica el prospecto mediante el robot «Actualizar prospecto por ID»; cualquier campo se pasa como objeto JSON. Cómo funcionan los propios robots y dónde se configuran, en la guía de los robots de Bitrix24.

Preguntas frecuentes

¿En qué se diferencia un prospecto de una negociación? El prospecto es una solicitud sin verificar, un «quizá sea cliente»; la negociación es un interés confirmado, con importe y embudo; el prospecto es de un solo uso (se convirtió y se cerró), mientras que un cliente puede tener muchas negociaciones. ¿Se puede recuperar un prospecto tras la conversión? No, la conversión es irreversible: la negociación se puede eliminar, pero el prospecto quedará cerrado; si tienes dudas, mantén la solicitud en la etapa «En proceso». ¿Adónde van los prospectos de baja calidad? Se quedan en la base con el estado «De baja calidad»; conviene revisarlos periódicamente —un «no contestó» de hace medio año puede convertirse en cliente— y volver a procesarlos resulta cómodo con el lanzamiento masivo de procesos de negocio.

Conclusión

El orden en los prospectos es el modo correcto del CRM, una lista corta de etapas, teléfonos y emails limpios a la entrada, protección contra repetidos y distribución sin reparto manual. Todo lo que va más allá de la configuración manual lo cubren los robots del catálogo de Roboteka: se instalan gratis desde Bitrix24 Market. Si no encuentras el escenario que necesitas, describe la tarea y crearemos el robot.